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Come una PMI può organizzare una riunione su zoom

Da anni ormai è possibile interagire con le persone tramite internet.

Questa tendenza si è fortemente rafforzata nel 2020, quando, a causa della pandemia, molti lavori hanno richiesto la necessità di organizzare riunioni a distanza, tramite delle videoconferenze virtuali.

Grazie a questo brusco cambiamento si è passati ad un nuovo tipo di rapporto lavorativo, il cosiddetto smart working, che ha permesso di trasferire online la maggior parte delle mansioni lavorative, tra cui anche le riunioni.

Quali piattaforme?

Le videoconferenze possono essere “appoggiate” su varie piattaforme e ognuna può avere vantaggi e rendersi utile alla miglior relazione di lavoro.

Provarle tutte per poi scegliere potrebbe divenire uno spreco di tempo a meno che tu non sia un patito o una patita del controllo e della verifica. Come imprenditore e imprenditrice di una PMI forse è meglio che ti affidi ed utilizzi il tuo tempo per fare impresa e lascia queste decisioni ai tuoi collaboratori.

Permettici alcuni suggerimenti per semplificare. Intanto ti presentiamo le piattaforme per videoconferenze più utilizzate:

  • Zoom
  • meets di Google
  • Jitsi
  • GotoMeeting
  • Wapp
  • Skype
  • Cisco Webex

Si può saltare da una piattaforma all’altra con una certa semplicità e dimostrare flessibilità certo, oppure fare una scelta di chiarezza per buona pace di tutti i collaboratori.

Gli aspetti della gestione della privacy hanno inizialmente messo in difficoltà Zoom che però, a oggi, ha risolto la questione e risulta essere la piattaforma più gettonata insieme a Google meet.

Video conferenza PMI Claudia Poppi Bilancio di sostenibilità Bologna

I vantaggi di Zoom

Le videoconferenze sono soluzioni ideali per svolgere comunicazioni rapide ed efficaci, anche in ambito lavorativo.

A differenza della normale chiamata, sarà possibile interagire tramite le espressioni visive e altre forme di comunicazione non verbale, come i gesti, rendendo la riunione il più naturale possibile.

 

Inoltre, grazie all’aspetto “video” sarà possibile illustrare progetti o documenti, così come sarà possibile utilizzare una lavagna interattiva per migliorare la comprensione e l’interazione con i partecipanti.

Infine, è permessa anche la condivisione dello schermo del computer, per mostrare eventuali lavori e ricerche fatte da casa.

 

I lavori su schermo condiviso possono essere utilizzati e modificati da diversi partecipanti, il ché rende l’utilizzo dell’applicazione molto interattivo in caso di riunioni in cui è necessario discutere su argomenti che hanno necessità di apportare modifiche o che vanno ancora perfezionati.

 

L’organizzazione di una riunione su Zoom è più semplice di quanto si possa pensare. Basterà infatti scaricare l’applicazione Zoom (su pc o su smartphone), così come viene scaricato qualsiasi altro software, dopodiché bisognerà registrarsi.

Video conferenza PMI Claudia Poppi Bilancio di sostenibilità Bologna

 

Con il piano gratuito di Zoom Cloud Meetings é possibile svolgere webinar fino a 100 partecipanti per una durata totale di 40 minuti (senza possibilità di registrare il meeting). Per avere un numero maggiore di partecipanti, una durata illimitata, o l’opportunità di registrare il meeting, sarà necessario l’upgrade alla versione a pagamento.

 

Registrare l’incontro può essere importante al fine di essere più focalizzati durante la riunione, con la possibilità di riascoltare eventuali dettagli in seguito.

 

Inoltre, qualora si dovesse presentare la necessità, è possibile utilizzare servizi di interpretariato per incontrare partner di altri paesi.

Come organizzare una riunione su Zoom

Una volta scaricato e registrato su Zoom, è possibile partecipare alle riunioni in due modi differenti:

  1. Partecipando a videoconferenze organizzate da altre persone (datore di lavoro, manager, colleghi, clienti);
  2. Organizzando personalmente le riunioni, facendo da host, e invitando altre persone a partecipare tramite appositi link.

 

Una volta entrati in riunione (tramite invito sotto forma di link), sarà possibile utilizzare i diversi strumenti a disposizione di Zoom.

Tra questi è possibile ricordare:

  • Attivazione/disattivazione microfono
  • Attivazione/disattivazione video
  • Condivisione schermo
  • Registrazione riunione
  • Utilizzo di chat con i partecipanti
  • Utilizzo lavagna interattiva
  • Possibilità di utilizzare sfondi personalizzati (il proprio logo ad esempio) durante le riunioni

Tutti questi strumenti sono ormai noti nel mondo “social”, ad eccezione delle registrazioni delle riunioni e l’utilizzo di lavagne interattive, strumenti realizzati più per l’ambito lavorativo e scolastico viste le necessità del 2020.

Grazie alla lavagna interattiva (la Whiteboard), infatti, tutti potranno scrivere, evidenziare parti del testo, disegnare, indicare tramite frecce, modificare e cancellare le varie annotazioni presenti sul testo.

Inoltre sarà possibile creare nuove pagine interattive e sarà possibile passare agevolmente da una pagina all’altra come fosse un quaderno.

Concludere la riunione sarà altrettanto facile, grazie al semplice pulsante “Edit Meeting” posizionato in basso a destra.

Video conferenza PMI Claudia Poppi Bilancio di sostenibilità Bologna

Zoom, Meet o altre piattaforme, cosa preferire?

Grazie alla necessità di trovare soluzioni per lo smart working, diverse opzioni sono state create dai vari sviluppatori.

Tra queste è possibile elencare Meet di Google, con il suo concetto di estrema semplicità; Team di Microsoft, con un concetto di professionalità; più altre piattaforme ‘minori’ attualmente meno utilizzate.

Zoom, tuttavia, è riuscita a distinguersi e contrastare i due grandi colossi digitali grazie anche al mix di elementi che hanno reso quest’applicazione semplice ma al contempo professionale da utilizzare.

Inoltre, grazie ai numerosi strumenti messi a disposizione, non si sentiranno mancanze particolari.

Poi ovviamente, come in ogni cosa, ci saranno le preferenze personali, ma il mix professionalità e semplicità di utilizzo la rendono decisamente un’ottima applicazione.

La semplicità di utilizzo, infatti, non va dimenticata: oggigiorno è possibile infatti imparare molto di più dai figli e dai nipoti, specialmente per quanto riguarda il mondo digitale.

L’esperienza del passato, per quanto sia importante, va sempre associata con le novità del mondo d’oggi.

L’istruzione (fisica e digitale) dev’essere costante e di qualità, per non rimanere indietro rispetto ai tempi che corrono.

Le competenze digital e la formazione continua sono ormai un requisito essenziale (con l’esempio dell’importanza dell’engagement nel mondo virtuale).

La strada della sostenibilità passa anche per un cambio di mindset

Nel mondo d’oggi, come già detto, bisogna sempre aggiornarsi e l’utilizzo di questa applicazione ne è un perfetto esempio. Lo stesso discorso vale per le aziende.

Non a caso, chi ha sofferto di più durante la pandemia sono le aziende che non hanno potuto convertire il proprio lavoro in lavoro da casa (il cosiddetto smart working).

 

Non solo: in questo periodo in cui la sostenibilità ambientale e sociale sono al primo posto, un mancato cambio di mindset può inficiare le sorti di un’azienda.

Infatti, un mancato “aggiornamento” alle esigenze di sostenibilità, porterà inevitabilmente l’azienda a fallire, visti gli sforzi degli stati nel contribuire alla riduzione dell’inquinamento ambientale, penalizzando coloro che non saranno in grado di “aggiornarsi”.

Ridurre i viaggi, sopratutto aerei, anche dopo la conclusione dell’emergenza pandemica é a oggi un contributo importante per il raggiungimento di obiettivi di sostenibilità ambientale per il nostro pianeta.

Noi e le emissioni di CO2

Il nostro sacrificio di ridurre le emissioni di CO2 sono un elemento chiave per la sostenibilità ambientale anche perché le foreste sono in difficoltà. Proprio così.

Sembra impossibile però nel 2020, le concentrazioni globali di anidride carbonica nell’atmosfera hanno continuato ad aumentare, nonostante un calo delle emissioni annuali di CO2, causato dai blocchi dell’economia durante la pandemia.

Video conferenza PMI Claudia Poppi Bilancio di sostenibilità Bologna

Le foreste tropicali vergini, quelle cioè non intaccate da disboscamenti o incendi, per esempio, stanno rimuovendo molta meno anidride carbonica rispetto al passato (Nature 2020)

Secondo i ricercatori, entro il 2030 la capacità delle foreste africane di rimuovere il carbonio diminuirà del 14% rispetto alla media del periodo 2010-2015, mentre le foreste amazzoniche potrebbero smettere di rimuovere del tutto l’anidride carbonica entro il 2035.

E noi? Meglio una video conferenza che emettere CO2 che andrebbe a pesare sul bilancio ambientale della tua azienda e sul pianeta.

Per rimanere sempre al passo con il mondo della sostenibilità ambientale e sociale, puoi iniziare un percorso di sostenibilità  al seguente link:  QUI

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about Poppi Claudia

Modenese di nascita, sfoglina di tradizione che porto nel lavoro di Team Bulding la sua passione per la pasta. Amante della semplicità, nel cibo e nelle relazioni. Amo il pensiero di Italo Calvino quando dice che la leggerezza è il contrario della superficialità. Mi occupo di crescita personale e di agevolare la trasformAzione dal 1997 come freelance. Dal 2012 le giornate le investo per aiutare persone, aziende e professionisti a trasformare in modo efficace se stessi e il loro mondo in meglio. Consulente in Sostenibilità per mettere in accordo felicità e produttività. Sostenibilità è una opportunità.